残業代請求のお役立ちコラム
残業代請求で必要な証拠とは？収集方法や証拠がない場合の 対処法を弁護士が解説

「会社を辞めたので残業代請求したいが、自分の手元に証拠が残っていない」「タイムカードを定時に打刻するように命令されていた」「表向きは残業禁止になっているが、実際は毎日のように持ち帰り残業があった。持ち帰り残業は残業時間の証明ができないと思って請求を諦めていた」

このように、会社に残業代請求したい方にとって、証拠収集がネックになっていないでしょうか？確かに、残業代請求する上で、残業時間等の必要な事実を証明できる資料は必要になります。しかし、労働者側が「証拠がない」と思っても、証拠収集できる方法は存在します。

本記事では、未払い残業代請求に必要な証拠について、以下の点を中心に弁護士が解説します。

• 残業代請求に証拠が必要な理由
• 残業の証拠となるもの
• 残業の証拠とならないもの
• 残業代請求の方法
• 証拠がない場合の対処法
• 残業代の証拠を集める際の注意点

未払いの残業代を請求するためには、まず「残業代」が発生していることが必要となります。ここで、そもそも「残業」及び「残業代」が何を指すかをご説明します。

労使協定に基づく所定時間外労働が「残業」

労働基準法第32条は、「使用者(会社)は労働者に対して、1日あたり8時間・1週間あたり40時間を超えて労働させてはならない」と定めています。つまり、会社はこの上限時間(法定労働時間)の範囲内で、1日あたり・1週間あたりの所定労働時間を定めなければなりません。この法定労働時間を超える時間の労働(時間外労働)をさせることは原則として違法です。会社が従業員に時間外労働をさせる必要がある場合は、労使間の合意に基づく協定を締結する必要があります(労基法第36条：36協定)。

また、会社が時間外労働をさせる場合は、その都度会社側が労働者に対して時間外労働の指示を出していなければならず、指示なしに時間外労働をすることは認められないのが原則です。さらに、法定労働時間を超える時間外労働に対しては、25%以上の割増賃金が支払われなければなりません(労基法第37条1項)。

従って、一般的に使われている「残業」とは、労使間の36協定を締結した上で、会社の指示に基づいて行う時間外労働を意味します。厳密には、会社の所定労働時間が法定労働時間よりも少ない場合は、所定労働時間を超えていれば、法定労働時間を超えていない場合でも「残業」にあたります。法定労働時間を超えることが絶対にないとすれば36協定締結は必要ありません。しかし、残業が行われる場合はほとんどのケースで法定労働時間を超えることが想定されるため、36協定の締結と会社側の指示が必要となります。

法定労働時間を超えない場合割増賃金は発生しない

ここで、労基法第37条の割増賃金が発生するのは「法定労働時間を超える労働時間」に対してであることに注意が必要です。法定労働時間は「労基法第32条で定められた、所定労働時間の上限」であることから、会社が法定労働時間よりも少ない時間を所定労働時間とすることも可能です。

所定労働時間が法定労働時間よりも少ない会社で時間外労働をさせた場合、法定労働時間を超えない時間についても残業代は発生しますが、この時間分に対しては割増賃金ではなく、通常賃金が支払われることになります。

たとえば、ある会社が始業時刻を9時、終業時刻が17時30分で休憩時間を1時間と定めると、所定労働時間は7時間30分となります。この場合、30分残業して18時まで勤務したとしても、30分の通常賃金のみ支払えばよく、割増賃金までは支払う必要がありません。

「労働時間」に該当しないケースに注意

このように、所定労働時間を超える労働時間に対しては時間外労働手当、つまり残業代が発生します。また、労基法第32条で定められた法定労働時間を超える場合は、25%以上の割増賃金が支払われなければなりません。一方、残業代が発生する前提として、以下の条件を満たしている必要があるため、業務を行った時間が「労働時間」とみなされない場合があることに注意が必要です。

• 労働基準法の適用を受ける「労働者」に該当すること
• 同法第41条各号(「労働時間」に関する規定の適用除外)に該当しないこと
• 行った業務等に費やした時間が「労働時間」とみなされること

以下、順に見ていきましょう。

１．労働基準法の適用を受ける「労働者」に該当すること(労働者性)

労働基準法第9条は、同法の適用を受ける「労働者」について、「職業の種類を問わず、事業または事業所に使用される者で、賃金を支払われる者」と定義しています。会社と雇用契約を結んでいる従業員は「労働者」に該当しますが、会社の取締役は契約関係が雇用契約ではなく委任契約であるため「労働者」にあたりません。また、業務委託契約、請負契約の当事者も「労働者」に該当しません。

２．労働基準法第41条各号に該当しないこと

労働基準法が適用される「労働者」であっても、職種や勤務形態によっては同法の「労働時間」(及び休日、休憩)に関する規定の適用を受けない場合があります(労基法第41条)。

労基法第41条に該当する職種・勤務形態のうち、「監視又は断続的労働に従事する者」(3号)については、会社が労働基準監督署の宿日直許可を取得する必要があります。残業代請求との関係で、該当するか否かが特に問題になるのは「監督もしくは管理の地位にある者」(2号：管理監督者)です。

３．行った業務等に費やした時間が「労働時間」とみなされること(労働時間性)

所定労働時間を超える時間に行った業務等が「労働時間」とみなされるためには、その時間労働者が「使用者の指揮命令下に置かれている」ことが必要です。

会社に対して残業代を請求する場合、まず会社と交渉することになります。交渉においては、事実上は証拠が揃っていたほうが有利に進められますが、証拠がなければ法律的に残業代請求が認められないというわけではありません。

これに対して、会社との交渉が成立しなかった場合、最終的には労働者が原告となって会社に対して訴訟提起しなければなりません。訴訟では、まず原告となる労働者側が「残業の指示があったこと」及び「未払いの残業代の総額」について立証する必要があります。そこで、裁判所にこれらの事実を認めてもらうために証拠が必要となるわけです。

なお、訴訟提起した場合、必ず判決が出されるわけではなく、裁判官や原告または被告側の弁護士の提案により和解交渉に移行することがよくあります。残業代請求訴訟の場合、労働者側が有効な証拠を提示していれば和解交渉によっても、会社に請求を認めてもらいやすくなります。従って、判決・和解のいずれの場合も、残業代請求を認めてもらう上で証拠が不可欠であるといえます。

残業代請求する上で、「出退勤時刻」「残業指令に基づいて残業した事実」及び「未払残業代の発生の有無・金額」の各事実を証明する証拠が必要となります。ここでは、それらの事実の証拠としてどのようなものが必要かを解説します。

出退勤時刻を証明する資料

まず、出退勤時刻を証明する資料として、客観性が高い順に以下のものが挙げられます。出退勤時刻の証拠は、時間外労働や休日労働の時間数を証明する資料になります。

• タイムカード
• 会社のシステムへのログイン・ログアウト記録
• 会社オフィスの入退館記録
• パソコンのログ記録
• メールやチャットの履歴
• 交通系ICカードの乗車記録(会社の最寄り駅改札)
• 終電に間に合わなかったために利用したタクシーの領収書

残業指令に基づいて残業した事実を証明する資料

前項の資料は「その時刻、あるいはその時刻の直前まで会社にいたこと」の証拠となります。しかし、これらのみでは会社側が「実際に残業していた証拠がない」あるいは「残業指令なしに会社に留まっていただけだ」等と反論できることになります。これに対して、実際に業務を行っていた事実を証明できる資料として、次のものが挙げられます。前項のタイムカード他の資料と併せれば、「その時刻/その時刻の直前まで会社にいて、残業指令に基づいて残業していたこと」が証明可能になります。

１．残業指示の書面

残業指示に基づいて残業した事実を証明する資料として、最も客観性が高いのは上司からの残業指示が書かれたメール、メモ等の書面です。

２．メールやチャットの履歴

業務に関係するメールやチャットの送信履歴は、その時間に実際に業務を行っていた事実を証明することができます。また、判例上、１．のような明確な残業指令の書面が存在しない場合でも、黙示の残業指示があったことを証明できれば、残業指示の事実が認められます。例えば、メールやチャットで「所定労働時間内に業務が終わらないこと」を推認させる内容のやり取りがあれば、黙示の残業指示を裏付ける証拠となります。冒頭で例示した持ち帰り残業の場合も、「持ち帰らなければならない分量や内容の業務を行っていた」事実を推認させるやり取りの履歴が証拠となる可能性が高いです。

未払残業代の発生の有無・金額を証明する資料

前項までの証拠が揃っていた場合でも、会社側から「残業代は既に支払った」と反論される可能性があります。そこで、残業代が未払いであることを証明する上で、未払残業代が発生していること、未払い残業代の総額がいくらになるかについても証明しなければなりません。有効な証拠となる資料として、次のものがあります。

１．労働契約書・就業規則の写し

労働契約書や就業規則の写しは、以下の事実を証明する資料となります。

(1)所定労働時間

残業代が発生するのは、所定労働時間を超えた労働時間です。労働契約書や就業規則により、残業時間を計算する前提となる1日あたりの所定労働時間を証明できます。

(2)法定休日(休日労働の割増賃金を請求する場合)

残業代が未払いになっている場合、休日出勤に対する割増賃金も未払いになっているケースが多くあります。休日出勤が法定休日に行われた場合は、35%以上の割増賃金を請求することができるため、労働契約書・就業規則で法定休日がいつであるかを示すことになります。

(3)勤務形態・給与形態

年俸制・固定残業代制・裁量労働制等、残業代の計算に関して特別なルールが課されている場合があります。ただし、どの場合も、法定労働時間を超える労働時間に対しては割増賃金が支払われなければならない点は同じです。前提とする勤務形態/給与形態についても、労働契約書・就業規則の写しによって示すことができます。

２．給与明細・源泉徴収票

給与明細は、「毎月残業代が何円支払われていたか」を証明する資料となります。残業代請求の対象となる期間の給与明細が全て揃っていなかったとしても、源泉徴収票を持っていれば会社に発行してもらうことができます。

一方、残業代請求で証拠として認定されにくいものとしては以下が挙げられます。

• 自身で労働時間や残業内容を記録した業務日誌やメモ書き
• 家族あての「これから帰る」「また11時まで残業」等のLINEトーク履歴

これらは、前章で挙げた資料と比較すると客観性に欠けるために、証拠として認められにくいといえます。しかし、同じ部署で何人もの従業員がそれぞれ同様の内容の業務日誌やメモ書き、家族あてのLINE履歴を持っていた場合等、資料が積み重なることによって証拠として認められる可能性もあります。裁判でも、会社側がタイムカード等の証拠を意図的に破棄していた状況で、複数の従業員が記録していた労働時間のメモによる時間外労働の時間数算定を認めたケースがあります(東京地裁2011年10月25日付判決：スタジオツインク事件)。

未払残業代の証拠が揃ったら、以下の方法によって残業代請求を行います。

未払い残業代を計算する

まず、出退勤時刻の証拠と給与明細等に基づいて、未払いの残業代を計算します。残業代が発生する時間外労働の時間は、分単位で計算します。既に支払われた分があっても、「30分未満切捨て」「15分未満切捨て」等の一定時間未満の切捨てが行われていた場合は労基法第24条1項違反となります。

会社と交渉する

未払い残業代の計算ができたら、会社に対して内容証明郵便で請求書を送付した上で、交渉を申し入れる必要があります。内容証明郵便による請求書送付が必要なのは、残業代の請求権が消滅時効にかかるのを防ぐためです。

法的手段をとる

任意交渉が成立しなかった場合、労働審判申立てを行うか、訴訟提起によって残業代請求を行います。

１．労働審判

会社が未払残業代が発生していることは認めているが、時間数や総額で争いがある等、相手方に譲歩の余地があると思われる場合は労働審判申立てを行うという方法があります。

労働審判は、訴訟と比較すると以下の点でメリットがあります。

• 原則として3回の期日で手続きが終わるため、早期解決が可能
• 審理が非公開で行われるためプライバシーが守られる

一方、次の場合は審判結果が無効になり、訴訟提起が必要になります。この場合、いわば審判に費やした時間や労力が無駄になってしまうため、先に労働審判を申し立てるか、労働審判を経ずに訴訟提起するかを予め判断しておかなければなりません。

• 審判結果に対して一方が異議を申し立てた場合
• 労働審判委員会の判断で審判を終了させた場合

２．訴訟提起

労働審判結果が無効になった場合や、最初から訴訟提起するのが望ましいと判断された場合は、訴訟を提起して解決を目指します。請求金額が140万円以下の場合は簡易裁判所、140万円を超える場合は地方裁判所に訴状を提出します。ただし、労働審判を経ている場合は請求金額にかかわらず、訴状提出先は労働審判を行った地方裁判所となります。

残業代請求の有効な証拠となるタイムカードや会社システムへのログイン・ログアウト履歴、業務メール等は、会社側が管理・保管している場合が多いです。労働者本人の手持ちの証拠がないために、残業代請求を諦めてしまう方も少なくありません。しかし、弁護士を通して以下の請求を行うことにより、会社側にある証拠の収集が可能になります。

証拠開示請求を行う

タイムカード、システムへのアクセス履歴等、必要な証拠の開示請求を行うことができます。会社が証拠開示に応じた場合には、開示により得られた証拠と労働者側の証拠を併せて残業代を算定した上で、会社に対して内容証明郵便で請求を行います。

文書提出命令を申し立てる

弁護士が開示請求を行っても会社側が証拠開示に応じない場合は、訴訟手続の中で裁判所に対して文書提出命令申立て(民事訴訟法第220条)を行い、必要な証拠の提出を求めることができます。実務では、文書提出命令を行う前に、裁判所が会社側にタイムカード等の提出を促すことが多いです。会社側が従わない場合は、申立てを受けて文書提出命令が出されます。

文書提出命令が出されても会社が証拠を提出しない場合、民訴法第224条1項により、当該証拠文書に記載されている事実に関する労働者側の主張を真実と認めることができます。また、同条2項により、会社側が提出義務のある証拠を破棄する等、意図的に提出できない状態にした場合も同様です。つまり、労働者側が証拠を提出できなくても、会社側がタイムカード等の有効な証拠を破棄したことがわかれば、労働者側の残業代請求が認められる可能性が高いということです。

ここでは、残業代の証拠の有効性が問題となった裁判例をご紹介します。残業代の証拠の有効性が争われたケースの多くは、「会社側の明示・黙示の残業指示があったと認められるか」または「業務を行った時間が労働時間にあたるか」が争点となり、労働者側が提出した資料が残業指示または労働時間性の証拠として認められるかが判断されています。。

プロッズ事件(東京地裁2012年12月27日付判決)

【事実の概要】

主として商業デザインの企画・制作・販売を業とするY社に2003年4月に入社したX(女性)は、長時間残業が常態化する業務環境の下で頸肩腕症候群や腱鞘炎にり患し、2006年8月15日以降休職していました(上記疾病に対しては労災認定済み)。これに対してY社は、Xが休職する直前の2006年6月から同年8月まで、給与を月あたり11,000円減額していました。

Xは、Y社に対して①2004年11月～2006年8月の時間外労働に対する割増賃金1,581万円余及び同額の付加金、②上記3か月間一方的に減額された賃金の減額(未払い)分及び支払われるべき賞与、③労働条件における男女差別、昇給差別等の不法行為に対する損害賠償を求めて提訴しました。

Y社の労働時間管理はタイムカードにより行われていましたが、出退勤時刻が手書きされたり空欄になっているなど、管理が杜撰な状態でした。裁判ではXの退勤時刻につき、タイムカードに「24:00」と手書きで記載されていたところ、XとY社の主張が以下のように食い違っていました。

【裁判所の判断】

東京地裁は、Xの請求を一部認容し、Y社に対して約800万円の未払い残業代の支払い及び800万円の付加金の支払を命じました。残業時間を認定する証拠に対しては、以下のように判断しました。

本件では、「客観的な記録により強く推認される労働時間」と「会社がタイムカードにより把握していた」労働時間にずれがある場合に、客観的な記録による労働時間が認定されています。この点で、タイムカードが適切に管理されていなかった疑いがある場合の証拠認定の基準を示したものといえます。

ゴムノイナキ事件(大阪高裁2005年12月1日付判決)

【事実の概要】

Xは、工業用ゴム製品・合成樹脂製品販売等を業とするY社の従業員として、生産管理や商品受発注、入出庫管理等を担当していました。Xは、Y社大阪営業所に勤務していた2001年4月から2002年7月までの間、以下の状況で深夜早朝までの勤務や休日出勤を余儀なくされていました。

• タイムカード等による出退勤管理が行われていなかった
• 超過勤務(所定時間外労働)手当については、事前に所定時間内に「休日出勤・残業許可願」を所属長に提出して許可を得なければならないと定められていた
• 1992年途中に大阪営業所長に就任したA所長により、同営業所の従業員に対して許可願の提出が厳格に要請され、許可願を提出していない限り終業時刻以後に仕事をしていても超過勤務手当が支払われなくなった
• Xに対しても、許可願を提出した場合のみ超過勤務手当が支払われていた
• 大阪営業所では、多くの場合当日に課せられた業務が所定時間内に終了することができないため、やむなく残業せざるを得ない状況だった
• Xも、2001年4月から半年ほどは、最終バスに乗車できない場合に社有車を借用していたが、同年10月1日からは毎日社有車を借用するようになっていた
• Xの妻は、2001年9月から2002年3月までの間、Xの帰宅時間をほぼ30分単位でノートに記載していたが、記載された帰宅時間はほとんどの日について午前0時を過ぎていた

Xは、2002年7月にY社を退職し、上記期間における午後10時～翌朝4時頃までの平日の時間外労働手当や休日労働手当の支払を求めて提訴しました。

第一審(大阪地裁2005年3月10日付判決)では、平日についておおむね午後7時30分までの超過勤務が認定され、付加金も認容された一方、休日勤務の事実及び、Y社が主張した消滅時効は認められませんでした。

【裁判所の判断】

Xの控訴に対して、大阪高裁は、以下の理由により請求を一部認容・一部棄却して、Y社に対して982時間分の超過勤務手当合計272万5,050円の支払を命じました。なお、消滅時効の主張については原判決を維持しました。

本件では、会社が勤怠管理を怠っていたことが明白である場合に、従業員側が提出した証拠によって時間外労働・休日労働の労働時間が認められた点で注目されます。

「残業代請求したいが証拠がない」「証拠になりそうなものは全部会社が持っている」等、残業代請求では証拠収集が壁になることが少なくありません。しかし、「証拠」の問題は、弁護士を通せば解決できる可能性が非常に高くなります。証拠収集を始め、残業代請求について弁護士に相談することには、次のようなメリットがあります。

請求可能な金額を教えてもらえる

証拠の有無を問わず、残業代の計算にはかなりの手間がかかります。弁護士に相談すると、以下の点について正確に教えてもらうことができます。

• 残業代が発生する雇用(勤務)形態であるか
• 実際に残業代が発生しているか
• 残業代が発生しているとすればいくら請求できるか

証拠の集め方を教えてもらえる

残業代請求する場合に、どのような証拠が必要か、それらはどのように入手できるかを判断する必要があります。弁護士に相談することで、状況に即した適切な証拠の収集方法のアドバイスが受けられます。会社側が保管・管理している証拠についても、弁護士を通して開示請求を行うことで、証拠開示を受けられる可能性が高くなります。また、会社が証拠開示を拒否した場合でも、前述のように裁判では文書提出命令や、会社が文書を破棄した場合の労働者の主張認容・証拠採用等の民事訴訟法規定によって残業代請求が認められる可能性があります。

会社との交渉や訴訟等の手続を任せられる

前述のように、残業代請求にあたっては会社に内容証明による請求書を送った上で交渉する必要があります。しかし、労働者単独で請求書を作成し、会社と交渉して請求を認めてもらうことは容易ではありません。会社が交渉に応じないことも少なくない他、交渉に応じる場合は顧問弁護士を立ててくることが多いです。弁護士に交渉代理を依頼していれば、会社側との交渉を対等に行うことができます。

また、交渉不成立の場合は労働審判や訴訟により請求することになりますが、先に労働審判申立てを行うか否かの判断も含めて、手続きをすべて弁護士に任せることができます。

ウカイ＆パートナーズ法律事務所では、初回30分無料相談をお受けしていますので、残業代でお困りの方は是非当所にご相談ください。

会社に対して残業代を請求したいが、証拠収集がネックになって諦めてしまう方が少なくありません。しかし、労働者本人が「証拠がない」と思っていても、客観的には有効な証拠が残っている可能性があります。また、「証拠はあるが全て会社側が持っている」という場合は、会社に対して開示を求めることができます。さらに、会社が開示を拒否した場合も、裁判では会社側に証拠提出が促されます。それでも会社が証拠を出さなかった場合は、文書提出命令申立てを行い、裁判所に命令を出してもらうことができます。命令が出ても会社が証拠を出さなかった場合には、労働者側の証拠のみによって残業代請求が認められることもあります。このように、弁護士に相談することで、証拠の問題を解決して残業代請求を認めてもらえる可能性が大幅に上がります。残業代の証拠収集でお困りの方は、ぜひ弁護士にご相談ください。

ウカイ＆パートナーズ法律事務所では、所属する弁護士全員が、残業代発生の有無や、有効な証拠収集が可能か否かを検討・判断した上で、とりうる対処法について懇切丁寧にお答えします。当事務所では、初回30分無料で法律相談をお受けしています。残業代請求をご希望の方は、ぜひ当事務所の無料法律相談をお申込みください。